La Ley de Prevención de Riesgos Laborales, establece en su artículo 23,de forma
genérica, la documentación mínima que cualquier empresa debe elaborar y mantener a
disposición de la autoridad laboral. Dicha documentación, deberá estar recogida en el Plan de Prevención, incluyendo la descripción del Sistema a implantar y las actividades para lograrlo. Tal como expresa la LPRL debe incluir, la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción preventiva, de conformidad con la siguiente documentación, exigible legalmente, de acuerdo con el citado artículo 23 de la LPRL:
Plan de prevención; Evaluación de riesgos; Planificación de la acción preventiva; Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores; y Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales con incapacidad superior a un día.
La estructura del sistema documental, para ser concordante con otros sistemas de gestión ya normalizados, podría basarse en estos cuatro niveles :
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Manual de Prevención: Describe la política, el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales, la organización preventiva y una síntesis de las principales actividades.
-Procedimientos del Sistema de Gestión: Describen las distintas actividades del sistema de gestión, indicando su objetivo y alcance, qué hay que hacer, quién es el responsable de hacerlo y qué registros hay que cumplimentar para evidenciar lo realizado. Es recomendable que las actividades preventivas se procedimenten por escrito a fin de facilitar su proceso de aprendizaje, implantación y control, siendo necesario que se recojan por escrito aquellos procedimientos y datos básicos de la actividad realizada y sus resultados siempre que:
o Lo exija la normativa directa o indirectamente, obligando a la empresa a tener
una determinada documentación a disposición de terceras partes.
o Sea absolutamente imprescindible para el control y desarrollo de la actividad. El
mayor tamaño de la empresa y la actividad que ésta desarrolla con sus
consiguientes riesgos son factores a tener en cuenta.
-Instrucciones de Trabajo y Normas de Seguridad: Especifican cómo llevar a cabo un trabajo o tarea, especialmente si éstas entrañan riesgos significativos. Son necesarias en tareas críticas que son aquellas que por sus consecuencias o por su ocasionalidad puedan conducir a errores por acción u omisión que es necesario evitar.
-Registros: Son documentos o datos que recogen los resultados de las actividades preventivas realizadas.
Todos los documentos del sistema preventivo estarán recogidos en un archivo centralizado en el que se especifique para cada uno de ellos, debidamente codificados, fechas y responsables de elaboración y la aprobación y las revisiones previstas de los mismos.
Registros documentales :
•Reglamentarios- Plan de prevención de riesgos laborales (art. 16 y 23 LPRL).
- Evaluación de riesgos, incluido el resultado de los controles periódicos de las
condiciones de trabajo y la actividad de los trabajadores (art. 23 LPRL).
- Planificación de la acción preventiva, incluidas las medidas de protección y prevención
a adoptar, y en su caso, material de protección que deba utilizarse (art. 23 LPRL y art. 8
y 9 RSP).
- Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores (art. 23 LPRL).
- Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales con incapacidad
superior a un día (art. 23 LPRL).
•Recomendables- Manual de Prevención, que de acuerdo con los criterios de un sistema documentado de
calidad, el Manual describe el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales adoptado y establece la política (a partir de una declaración de principios) y la organización para desarrollarlo, definiendo funciones preventivas a todos los niveles.Incluyendo así mismo los objetivos y elementos básicos de las diferentes actuaciones preventivas y las correspondientes interrelaciones entre las mismas, las normas generales de prevención, así cómo la información sobre la documentación básica del sistema preventivo. Irá firmado por el máximo responsable de la organización y se recomienda entregarlo de forma personalizada a todos los trabajadores por sus mandos,quienes cuidarán de explicarlo. Este documento como tal no es exigible reglamentariamente.
- Procedimientos del Sistema de Gestión, además de los reglamentarios , que indicarán
claramente: los objetivos, el alcance de las actuaciones, los responsables, el desarrollo de las actuaciones y cómo tienen que aplicarse, los registros que deben cumplimentarse para controlar la actividad.
Los procedimientos completos se entregarán a los responsables de las unidades
implicadas y estarán a disposición de todos los afectados, en un lugar que facilite su acceso y consulta.
En pequeñas empresas, el Manual y los procedimientos podrían integrarse en un solo
documento.
- Instrucciones de trabajo y Normas de Seguridad, fundamentales en tareas críticas, por la gravedad de las posibles consecuencias no deseadas. Es evidente la conveniencia de una integración de las normas preventivas en las instrucciones de trabajo, ya que desarrollan con detalle aquellos aspectos preventivos concretos de necesario cumplimiento en la realización de un trabajo o tarea.
La elaboración será función de los responsables de las áreas de trabajo y de los procesos productivos, solicitando colaboración para su redacción a los propios trabajadores. Se entregarán personalmente a todos aquellos que deban cumplirlas.
- Registros documentales de las diferentes actividades preventivas, son los documentos que recogen todos los resultados de las actividades preventivas. El diseño de estos documentos debe ser sencillo y con informaciones básicas de medición, para poder ser revisados periódicamente y facilitar el autocontrol y la toma de decisiones, base del éxito de la planificación preventiva.
-Reglamentación sobre prevención de riesgos laborales que afecte a la organización.
Para saber más:
Legislación básica aplicable :
- Ley 31/1995 de 8 de noviembre.
- RD 39/1997 de 17 de enero
Más información :
- www.insht.es
- Ficha Práctica nº 31 del INSHT
- Gestión de la prevención de riesgos laborales en la pequeña y mediana empresa
(2ª edición). Ed INSHT. Fuente: Elaboración propia, conforme a dicha legislación y publicaciones del INSHT.
